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Llevar la cuenta de los gastos en consumibles es
relativamente sencillo, pero para valorar de manera real los costes de
impresión hay que tener en cuenta otros factores, incluidos los costes
indirectos, que pueden estar relacionados con otro tipo de tareas dentro de la
empresa. Brother hace un repaso de los elementos clave para tener una imagen
fiel de estos costes.
Para ahorrar dinero
en la partida dedicada a impresión lo primero es saber cuánto nos cuesta, pero
lo cierto es que la mayoría de las empresas no sabría decir exactamente cuáles
son sus costes de impresión. Para conocerlos de una manera fiel es importante
identificar todas las operaciones y procedimientos que están involucrados en el
ciclo del producto, desde que se adquiere una impresora hasta que se realiza la
primera copia. Para empezar, Brother distingue entre costes directos o
indirectos.
Costes
directos de impresión
--Coste
de la impresora. El primer desembolso que se realiza siempre es la compra de la
impresora. Antes de adquirirla es conveniente conocer bien las necesidades de
la empresa porque dependiendo del uso que se le vaya a dar, el modelo de
impresora varía.
--Coste
por página impresa. Una forma sencilla de calcularlo sería dividir todo lo
invertido en consumibles entre las páginas impresas durante un periodo de
tiempo determinado. Si desconoces el número de páginas impresas puedes usar
como alternativa la cantidad de papel comprado en ese mismo periodo.
--Costes
de mantenimiento y reparación. En el caso de que se necesite soporte técnico en
algún momento del proceso, ya sea por mantenimiento o por el arreglo de
incidencias técnicas, habrá que imputar el coste de ese servicio y sumarlo al
total de los costes directos.
Costes
indirectos de impresión
--Ineficiencia
en el uso de equipos. Dentro del tiempo de uso hay que definir muy bien cuánto
de ese tiempo se puede reducir, es decir, mejorar la eficiencia del proceso. Un
ahorro de un 20% en el tiempo de impresión medio implica un ahorro equivalente
en costes indirectos asociados a este factor. Por lo tanto, merece la pena no
sólo calcular bien cuánto tiempo implica cada proceso, sino estudiar la manera
de optimizarlo para ahorrar lo máximo posible. Cada segundo de mejora en este
proceso implica un aumento global de la productividad de la empresa ya que al
ahorro de costes de impresión habrá que sumar el ahorro derivado a un mayor uso
del tiempo de los trabajadores en tareas de gestión que pueden dedicar a otras
tareas.
--Pérdida
de tiempo en tareas administrativas. Son cada una de las acciones necesarias
para llevar a cabo la tarea con éxito, pero qué por su naturaleza, son
improductivas. Por ejemplo, el cambio de papel, el cambio de consumibles, o la
inactividad por una avería mientras se repara el equipo, son acciones
inevitables dentro del flujo de trabajo normal de una empresa, pero que resulta
conveniente minimizar o reducir el tiempo dedicado a ellas.
Una
vez se calculan los costes, ya se pueden aplicar medidas para reducirlos. Una
medida de control de costes son los servicios gestionados de impresión, que
tienen planes adaptados a las necesidades de cualquier empresa, sin importar su
tamaño, con lo que su uso lejos de resultar más caro resulta más rentable para
cualquier tipo de negocio. Como señala Brother, entre las ventajas con respecto
al coste que podemos tener con estos servicios, es que podemos optar por una la
modalidad de renting de equipos y planes de impresión flexibles como el ‘coste
por copia’.
ituser. (2021). ¿Sabrías calcular los costes de impresión de tu negocio?. 13/01/21, de ituser Sitio web: https://impresiondigital.ituser.es/noticias-y-actualidad/2021/01/sabrias-calcular-los-costes-de-impresion-de-tu-negocio
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